Przygotowanie danych w formacie CSV

Wprowadzenie#

Dobrze przygotowany plik CSV to połowa sukcesu importu. Dzięki zasadom z tego artykułu wgrasz firmy i osoby do Thulium za pierwszym razem, bez odrzuconych wierszy i ręcznych poprawek.

CSV (comma separated values) to format przechowywania danych w plikach tekstowych. W tym formacie zapiszesz dane, które chcesz zaimportować do bazy klientów (CRM) lub do kampanii telefonicznej.

Zobacz CSV w Wikipedii

Format CSV obsługuje prawie każdy popularny pakiet biurowy (Microsoft Office, LibreOffice, iWork, PolarisOffice itp.), więc zapisanie danych w tym formacie nie powinno sprawić kłopotu. Ważne są ustawienia zapisu pliku:

• kodowanie polskich znaków (zestaw znaków) - najlepiej UTF-8,
• separator kolumn (separator pola) - najlepiej średnik,
• separator tekstu (ogranicznik tekstu) - najlepiej podwójny cudzysłów.

Podczas importu wybierz w ustawieniach (Kodowanie pliku, Separator pola) te same wartości, których użyłeś przy zapisie pliku.

---

Dwa osobne pliki: firmy i osoby#

Jeśli w bazie masz klientów firmowych (B2B) i osoby, rozbij ją na dwa pliki CSV i wgraj je osobno. Dzięki temu każdy rekord trafi do właściwego miejsca, a osoby można połączyć z ich firmami.

• Plik z firmami - wgrywasz go akcją Importuj firmy z pliku CSV na liście klientów. Każda firma musi mieć nazwę: w mapowaniu kolumn przypisz ją do pola Nazwa. Wiersz bez nazwy zostanie odrzucony.
• Plik z osobami - wgrywasz go akcją Importuj osoby z pliku CSV. Osoba powinna mieć dwie osobne kolumny: Imię i Nazwisko (nie łącz ich w jednej kolumnie). System wymaga minimum nazwiska albo numeru telefonu - bez żadnego z nich wiersz zostanie odrzucony.

Import firm nie obejmuje pól osobowych (np. nazwisko, PESEL, data urodzenia, stanowisko), więc nie umieszczaj ich w pliku z firmami.

Jak podpiąć osoby pod firmę#

1. Najpierw zaimportuj plik z firmami.
2. W pliku z osobami dodaj kolumnę z nazwą firmy i podczas importu przypisz ją do pola Firma.
3. Wpisuj nazwę firmy dokładnie tak samo jak w pliku z firmami (te same znaki, spacje i wielkość liter).

System szuka firmy po nazwie. Jeśli jej nie znajdzie, utworzy nową firmę zawierającą tylko nazwę, więc literówka da Ci dodatkową, pustą firmę zamiast podpięcia pod właściwą.

---

Jak powinny wyglądać dane w pliku#

W pierwszym wierszu pliku umieść nagłówki kolumn. Poniższa tabela zbiera pola, w których system wymaga konkretnego formatu. Wiersz z niepoprawną wartością jest odrzucany, a po imporcie zobaczysz informację, ile rekordów udało się zaimportować.

---

Jak zapisać plik w LibreOffice Calc#

Co zrobić w przypadku gdy nie udaje Ci się zapisać pliku CSV za pomocą Twojego pakietu biurowego?

Jeśli nie masz nikogo, kto mógłby Ci pomóc, awaryjnym rozwiązaniem może być skorzystanie z darmowego pakietu biurowego LibreOffice.

1. Pobierz Libre Office

Wejdź na stronę pl.libreoffice.org, przejdź do opcji Pobieranie i pobierz instalator pakietu Libreoffice (Główny Instalator).

Uruchom instalator i zainstaluj pakiet Libreoffice. Następnie uruchom LibreOffice Calc (arkusz kalkulacyjny pakietu Libreoffice) - znajdziesz go tam, gdzie pozostałe zainstalowane programy.

W programie Calc wybierz Plik->Otwórz, wybierz swój plik z bazą, którą chcesz zapisać w formacie CSV.

2. Przygotowanie danych

Zanim zapiszesz plik jako CSV, upewnij się, że numery telefonów są zapisane w prawidłowym formacie.

Numery telefonów dla modułu kampanii powinny być zapisane jako ciągi cyfr bez dodatkowych znaków i prefiksów. Tak więc numer “+48 (12) 397 53 40” powinien być zapisany jako “123975340”.

W naszym przykładowym pliku numery są zapisane w różny sposób, trzeba je więc uporządkować.

2a. Jeśli numery telefonów rozpoczynają się od +48, usuń niepotrzebny prefiks

• Zaznacz kolumnę z numerem telefonu

• Wybierz z menu Plik → Znajdź i zamień

• Wpisz odpowiednie wartości do pól Szukaj i Zamień, zaznacz odpowiednie opcje.

Rozwiń “Inne opcje” i zaznacz “Wyrażenie regularne”. Dzięki temu Calc będzie traktował znak ^ jako początek tekstu. W polu “Szukaj” wpisz ^+48. Pole “Zamień na” zostaw puste. Kliknij “Zamień wszystkie”.

2b. Jeśli numery telefonów zawierają odstępy (spacje), usuń je

• Zaznacz ponownie kolumnę z numerem telefonu

• Wpisz odpowiednie wartości do pól Szukaj i Zamień

W polu “Szukaj” wpisz znak spacji. Pole “Zamień na” zostaw puste. Kliknij “Zamień wszystkie”.

2c. W podobny sposób jak odstępy (spacje) możesz usunąć inne znaki, jak (, ), -

Po uporządkowaniu numerów telefonu plik jest gotowy do zapisu w formacie CSV. Zwróć uwagę na sposób, w jaki zapisane są numery telefonów.

3. Zapisz plik w formacie CSV

• Wybierz Plik->Zapisz jako

• Wybierz format Tekst CSV

• Zaznacz Edycję ustawień filtra

• Kliknij Zapisz

• Potwierdź zapis w innym formacie - okienko potwierdzenia pokaże się tylko za pierwszym razem.

W ustawieniach filtra wybierz opcje jak poniżej i zatwierdź je klikając OK

4. Twój plik został zapisany jako CSV

Możesz go otworzyć dowolnym edytorem tekstu (np. Notatnikiem), powinien wyglądać podobnie jak ten poniżej:

---

Wgraj plik do Thulium#

1. Na liście klientów wybierz Importuj firmy z pliku CSV (dla pliku z firmami) albo Importuj osoby z pliku CSV (dla pliku z osobami).

2. Kliknij Załącz plik CSV i wskaż plik. Sprawdź w ustawieniach importu Kodowanie pliku i Separator pola.

3. W sekcji Ustaw mapowanie kolumn pliku CSV przypisz kolumny z pliku (Kolumna w pliku) do pól w Thulium (Kolumna w bazie). Kolumny o nazwach takich jak „telefon”, „numer”, „email” czy „mail” system rozpoznaje sam. Kolumny, których nie chcesz wgrywać, zostaw jako --- ignoruj ---.

4. Jeśli chcesz uzupełnić dane klientów, którzy już są w bazie, zaznacz Aktualizuj istniejące rekordy i w polu Identyfikuj rekordy po polu: wybierz, po czym system ma rozpoznać klienta (API-ID Klienta, Identyfikator, Numer telefonu, Adres e-mail, PESEL lub NIP). Rekordu, który istnieje jako osoba, nie zaktualizujesz importem firm, i odwrotnie.

5. Rozpocznij import. Po jego zakończeniu zobaczysz komunikat „Zaimportowano X z Y rekordów”, a szczegóły i powody odrzuconych wierszy znajdziesz w zakładce Moje importy.

🚀 Gotowe - klienci są w bazie.

Im dokładniej przygotujesz plik, tym mniej czasu stracisz na poprawki po imporcie.