Dokumentacja

Wysyłanie i odbieranie wiadomości

Wysyłanie wiadomości

Odbieranie wiadomości

Dodawanie klienta do zgłoszenia

Wydzielanie nowego zgłoszenia

Drukowanie wiadomości

Zmiana kolejki zgłoszeń

Opcje dodatkowe

Usuwanie wiadomości

---

Wysyłanie wiadomości

Jeśli chcesz wysłać nowe zgłoszenie kliknij przycisk znajdujący się po lewej stronie nad listą zgłoszeń.

Zobacz jak wygląda nasza karta dodawania zgłoszeń.

W lewej sekcji mamy do dyspozycji:

• Do klienta - użytkownik wysyła wiadomość do klienta, wiadomość jest zapisywana i wysyłana,
• W imieniu klienta - użytkownik zakłada zgłoszenie w imieniu klienta, wiadomość jest zapisywana,
• Źródło - źródło wiadomości: telefon, e-mail, SMS, czat, WWW, Pismo lub Osobiście/Inne,
• Kolejka - wybierz kolejkę zgłoszeń,
• Przypisane do - przypisz użytkownika, który będzie zajmował się zgłoszeniem,
• Status - wybierz statusu zgłoszenia,
• Kategoria - wybierz kategorię zgłoszenia,
• Priorytet - wybierz priorytet wiadomości wiadomości oraz określ czasy akcji
• Tagi - możliwość oznaczenia tagami zgłoszenia.

W centralnej sekcji znajdziemy:

• Temat - temat zgłoszenia,
• Email - opcja wysłania wiadomości email bądź wprowadzenia treści w imieniu klienta,
• Komentarz - możliwość zostawienia komentarza do zgłoszenia,
• Do: / Od: - adres e-mail klienta,
• Dw: - osoby w kopii, które również dostają wiadomość, możesz maksymalnie wpisać do 30 adresów
• Treść - treść wiadomości, możesz dodać gotowy szablon wiadomości,
• Załącz pliki - możliwość dodania załącznika dla klienta np. screen, maksymalny rozmiar pliku to 25 MB
• Powiąż rozmowę - możliwość powiązania rozmowy telefonicznej z dziś do zgłoszenia,
• Powiąż czat - możliwość powiązania czatu z dziś do zgłoszenia.

W prawej sekcji mamy do dyspozycji:

• Szczegóły klienta - informacje nt. przypiętego klienta do zgłoszenia,
• Notatka - notatka CRM danego klienta,
• Ostatnie zgłoszenia - trzy ostatnie zgłoszenia z danego adresu e-mail bądź przypięte na danego klienta,
• Ostatnie zamówienie - ostatnie zamówienie z platformy e-commerce danego klienta CRM.

Pisząc wiadomość masz możliwość zmiany rozmiaru, typu i koloru czcionki. Możesz ustawić domyślą czcionkę - skonfigurujesz to w parametrach zgłoszeń.

Wysyłając wiadomość możesz ustalić opóźnienie z jakim zostanie wysłana (domyślnie 30 sekund). Pozwoli to na anulowanie wysyłki wiadomości np. w przypadku pomyłki.

Po naciśnięciu przycisku pojawi się komunikat informujący o czasie wysłania wiadomości. Klikając Anuluj wiadomość nie zostanie wysłana.

Wysyłkę wiadomości można również zaplanować na wskazany termin do dwóch tygodni w przód:

Odbieranie wiadomości

Jeśli otrzymasz nową wiadomość zostanie to zasygnalizowane w panelu użytkownika i na karcie przeglądarki:

Na liście zgłoszeń temat nowej wiadomości będzie pogrubiony.

Wejdź w zgłoszenie klikając na wiadomość - karta ta różni się trochę od karty nowego zgłoszenia.

Dodawanie klienta do zgłoszenia

Jeśli napiszę do Ciebie osoba, której nie masz w bazie CRM możesz ją w łatwy sposób dodać do zgłoszenia lub przypisać to zgłoszenie do już istniejącego klienta (np. jeśli klient wysłał wiadomość z innego adresu e-mail).

Kliknij "Dodaj klienta" - pojawią się dwie opcje:

• Dodaj klienta

Możliwość dodania nowego klienta, który zostanie przypisany do tego zgłoszenia oraz umieszczony w bazie klientów. Na ekranie pojawi się okno, w którym możesz dodać osobę, firmę lub osobę i firmę - uzupełnij dane i kliknij przycisk .

• Przypisz istniejącego klienta

Możesz też przypisać to zgłoszenie do klienta, który już jest umieszczony w bazie CRM - pojawi się okno, w którym możesz wyszukać osobę lub firmę. Zdecyduj też, czy chcesz przypisać do klienta adres e-mail, z którego została wysłana wiadomość oraz wszystkie zgłoszenia z tego adresu.

Wydzielanie nowego zgłoszenia

- Stwórz zgłoszenie na podstawie wiadomości - możliwość utworzenia zgłoszenia na podstawie konkretnej wiadomości (kopiowana jest treść oraz załączniki).

Na ekranie otwiera się karta nowego zgłoszenia, w którym temat, domyślna kolejka, przypisany użytkownik, priorytet oraz kategoria są takie same jak w zgłoszeniu, z którego wydzielamy wiadomość. Wiadomość tworzona jest ze statusem Nowe.

Informacja o wydzieleniu zgłoszenia pojawi się jako komentarz systemowy w zgłoszeniu.

Drukowanie wiadomości

- Drukuj - możliwość wydrukowania wiadomości

Istnieje też możliwość wydrukowania całości korespondencji - kliknij ikonę - Drukuj wszystko, która znajduje się na górze korespondencji przy zwijaniu/rozwijaniu wiadomości.

Na ekranie pojawi się okno, w którym za pomocą checkboxów możesz odznaczyć/zaznaczyć wiadomości, które chcesz drukować. Dodatkowo istnieje możliwość zaznaczenia by wykazano w wiadomościach obecność załączników. Domyślnie wszystkie wiadomości są zaznaczone. Po wybraniu kliknij przycisk .

Zmiana kolejki zgłoszeń

W zgłoszeniu ustawiona jest domyślna kolejka zgłoszeń - jeśli chcesz ją zmienić na inną kliknij Zmień. Po zmianie kolejki zgłoszeń następuje też odpisanie zgłoszenia od użytkownika.

Na ekranie pojawi się okno, w którym możesz wybrać inną kolejkę i przypisanego użytkownika.

W zgłoszeniu pojawi się informacja w formie komentarza systemowego.

Opcje dodatkowe

Rozwijając przycisk znajdujący się w prawym dolnym rogu strony masz następujące opcje:

• Przekaż

Możliwość przekazania korespondencji wybranym osobom. Wpisz adres e-mail oraz treść wiadomości, zdecyduj czy do przekazywanej korespondencji dołączyć również komentarze i czy odpowiedź ma trafić do danego zgłoszenia.

Po kliknięciu przycisku system wyświetli informację w formie komentarza.

Osoby, którym została przekazana korespondencja otrzymują wiadomość zawierającą szczegóły zamówienia (m.in. numer ID, status oraz temat wiadomości), użytkownika który przekazał zgłoszenie oraz pełną historię korespondencji.

• Połącz

Możliwość połączenia wiadomości o tym samym adresie e-mail klienta. Wejdź w zgłoszenie, do którego chcesz przyłączyć inne zgłoszenie, rozwiń przycisk i wybierz opcję Połącz.

System wyświetli informacje w formie komentarza. Klient może dostać informację o połączeniu zgłoszenia (możesz do skonfigurować w parametrach zgłoszeń).

• Przestań obserwować

Po kliknięciu nie będziesz obserwował zgłoszenia.

• Odepnij zgłoszenie od klienta

Możliwość odpisania klienta od danego zgłoszenia. System wyświetli informacje jako komentarz.

Usuwanie wiadomości

Przycisk do usuwania zgłoszeń znajduje się po lewej stronie nad listą zgłoszeń.

Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawi się okno potwierdzające usunięcie wiadomości.

---

Powiązane artykuły

• Kategorie zgłoszeń
• Szablony odpowiedzi
• Priorytety zgłoszeń
• Statusy zgłoszeń
• Lista zgłoszeń